Ondernemingsbestuur, aandeelhoudersverhoudingen en herstructureringen

Een aandeelhouder van een d.o.o. houdt een aandeel in de vennootschap en oefent op die grond aandeelhoudersrechten uit. De aandeelhouder is niet rechtstreeks eigenaar van het vastgoed, het geld of andere activa van de vennootschap. Die activa behoren toe aan de vennootschap als afzonderlijke rechtspersoon, ook wanneer zij slechts één aandeelhouder heeft.

Aandeelhouders oefenen hun rechten uit door te besluiten over aangelegenheden die aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. Het bestuur voert de dagelijkse zaken, organiseert de activiteiten, voert aandeelhoudersbesluiten uit en is verantwoordelijk voor de naleving van het recht.

Het bestuur van een d.o.o. handelt in overeenstemming met de statuten, aandeelhoudersbesluiten en bindende aanwijzingen van de algemene vergadering en, indien van toepassing, de raad van commissarissen. Een aanwijzing ontslaat een bestuurder niet van persoonlijke verantwoordelijkheid; een onrechtmatige aanwijzing mag niet worden uitgevoerd.

Externe vertegenwoordigingsbevoegdheid en interne beperkingen

Vertegenwoordiging is de bevoegdheid om namens het bedrijf juridische stappen te ondernemen. De wijze van vertegenwoordiging wordt ingeschreven in het gerechtelijk register en kan zelfstandig of collectief zijn.

Een interne regel kan voorafgaande toestemming van de aandeelhouders vereisen voor het aangaan van leningen, investeringen of de vervreemding van vastgoed. Wanneer de bestuurder volgens het gerechtelijk register zelfstandig bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen, heeft het ontbreken van interne toestemming doorgaans geen gevolgen voor de overeenkomst met een derde. De bestuurder kan niettemin jegens de vennootschap aansprakelijk zijn voor de overtreding.

De statuten, de geregistreerde vertegenwoordigingswijze, de bankbevoegdheid en de interne goedkeuringsregels moeten daarom een ​​samenhangend systeem vormen.

De algemene vergadering beslist over de jaarrekening, winstverdeling en dekking van verliezen, benoeming en ontslag van bestuurders en commissarissen, statutenwijzigingen, kapitaal, commerciële volmachten en andere zaken die door de wet of de statuten zijn voorbehouden.

Beslissingen over jaarrekeningen, winst, verlies en decharge moeten in de eerste acht maanden van het boekjaar worden genomen. Het is niet nodig om altijd fysiek te vergaderen: besluiten kunnen, naast de gestelde eisen, ook schriftelijk worden genomen.

Bijeenkomst, meerderheid en belangenverstrengeling

De oproeping en agenda moeten de aandeelhouders in staat stellen daadwerkelijk deel te nemen. Een algemene vergadering moet worden bijeengeroepen wanneer het belang van de vennootschap dit vereist, in het bijzonder zodra een verlies ter hoogte van de helft van het aandelenkapitaal wordt vastgesteld. Aandeelhouders die gezamenlijk ten minste een tiende van het kapitaal houden, kunnen eveneens om bijeenroeping verzoeken, tenzij de statuten een lagere drempel bepalen.

In de regel worden besluiten genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, terwijl voor statutenwijzigingen doorgaans minimaal een driekwart meerderheid vereist is. Een aandeelhouder mag niet stemmen bij het beslissen over een bijzondere uitkering voor hem, de kwijting van zijn verplichting of een juridische kwestie of een geschil tussen hem en de onderneming.

Beslissingen moeten onverwijld in het beslisboek worden vastgelegd. Voor bepaalde beslissingen is een notarieel formulier en inschrijving in het gerechtelijk register vereist.

Voorbehouden besluiten

De statuten kunnen voor bepaalde onderwerpen een grotere meerderheid voorschrijven: het ondernemingsplan, grote investeringen, leningen, garanties, verkoop van belangrijke activa, transacties met verbonden partijen of wijziging van de activiteit. De lijst moet investeerders beschermen zonder de dagelijkse bedrijfsvoering in een permanente impasse te brengen.

Een bestuurder is meer dan een tekenbevoegde. Zij moeten de zaken van de onderneming met de zorgvuldigheid van een verstandig ondernemer regelen, in het belang van de onderneming en op basis van adequate informatie. Aansprakelijkheid ontstaat niet alleen omdat een redelijke zakelijke beslissing een ongunstig resultaat heeft opgeleverd, maar kan ook voortkomen uit plichtsverzuim.

Als er meerdere bestuurders zijn, moeten hun besluitvorming, toewijzing van verantwoordelijkheden en onderlinge rapportage worden geregeld. Een interne functiescheiding ontslaat een bestuurder niet van de plicht om te reageren op een ernstige onregelmatigheid waarvan hij op de hoogte was of had moeten zijn.

Een ordelijk besluitvormingsproces

• relevante financiële, juridische en zakelijke informatie verzamelen
• denk na over realistische mogelijkheden, risico’s en financiële gevolgen
• belangenconflicten vaststellen en oplossen
• een deskundige beoordeling verkrijgen voor een complexe of ongebruikelijke klus
• leg de redenen, afzonderlijke meningen en het genomen besluit vast
• toezicht houden op de uitvoering van het besluit en op de gewijzigde omstandigheden

Naleving en financiële problemen

Het bestuur moet de boekhouding, naleving van belastingwetgeving, arbeidsverhoudingen, gegevensbescherming, vergunningen, contractuele termijnen, interne controles en liquiditeitsbewaking organiseren. Externe deskundigen kunnen afzonderlijke taken uitvoeren, maar het bestuur blijft verantwoordelijk voor de organisatie en het toezicht.

Wanneer zich een reden voor faillissement voordoet, moet de tot vertegenwoordiging bevoegde persoon onverwijld en uiterlijk binnen 21 dagen een voorstel tot opening van het faillissement indienen. Een vertraagde reactie kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid voor schade.

Raad van commissarissen

De raad van commissarissen houdt toezicht op het bestuur, beoordeelt documenten, vraagt ​​rapportages op en rapporteert aan de algemene vergadering. Het beheert de zaken van het bedrijf niet. De statuten kunnen voor bepaalde transacties haar voorafgaande toestemming vereisen.

Bij d.o.o. kan de raad van commissarissen vrijwillig zijn en de wet vereist dit in bepaalde gevallen, onder meer vanwege het aantal werknemers, bijzondere regelingen, de combinatie van de omvang van het kapitaal en het aantal aandeelhouders of de positie van de onderneming binnen de groep. Deze voorwaarden moeten worden gecontroleerd in overeenstemming met de feitelijke structuur van het bedrijf.

Commerciële volmacht (prokura)

Prokura is een ruime handelsvolmacht met een wettelijk bepaalde inhoud. Zij wordt schriftelijk verleend en ingeschreven in het gerechtelijk register en kan individueel of gezamenlijk zijn. Een procuratiehouder vertegenwoordigt de vennootschap, maar is geen bestuurder en draagt niet reeds door de prokura verantwoordelijkheid voor het bestuur.

Zonder bijzondere machtiging kan de procureur de onroerende goederen niet vervreemden of bezwaren, noch bepaalde handelingen in verband met de ontbinding van de vennootschap ondernemen. Prokura kan niet worden overgedragen. Het bedrijf kan het op elk moment intrekken en de beëindiging moet tijdig in het register worden ingeschreven en de bijbehorende bank- en digitale toegangen moeten worden beëindigd.

Andere volmachten

Er wordt een commerciële of bijzondere volmacht gegeven voor een beperkt aantal activiteiten. De omvang, het maximale bedrag, de duur, de mogelijkheid tot ondertekening en de wijze van herroeping moeten duidelijk worden omschreven. Een bankvolmacht is niet hetzelfde als een ondernemingsvolmacht.

De statuten regelen de bedrijfsstructuur en binden de vennootschap en haar aandeelhouders. Een aandeelhoudersovereenkomst is een afzonderlijke, doorgaans niet-openbare overeenkomst, waarin de partijen hun onderlinge verhouding nader regelen.

Een aandeelhoudersovereenkomst verandert op zichzelf niet de bevoegdheden van de organen van de vennootschap, noch maakt zij automatisch een besluit van de algemene vergadering ongeldig. Bepalingen die bedoeld zijn om op ondernemingsniveau te werken, toekomstige aandeelhouders te binden of de vennootschap te binden, moeten, waar toegestaan, ook in de statuten worden opgenomen.

Aangelegenheden die vooraf moeten worden geregeld

• zakelijke rollen, managementbenoeming en regelmatige rapportage
• voorbehouden kwesties en bescherming van het minderheidslid
• aanvullende financiering en winstuitkeringsbeleid
• overdracht van aandelen, voorkeursrecht en toetreding van een nieuwe aandeelhouder
• tag-along- en drag-along-rechten
• vertrouwelijkheid, niet-concurrentie en intellectueel eigendom
• aanverwante partijaangelegenheden en het beheer van belangenconflicten
• impasse in de besluitvorming, exit en waardering van aandelen in de vennootschap

Voor een verplichting tot toekomstige overdracht van een aandeel geldt de voorgeschreven notariële vorm. Door toetreding tot de statuten wordt een nieuwe aandeelhouder niet automatisch partij bij de aandeelhoudersovereenkomst; toetreding tot die overeenkomst moet afzonderlijk worden geregeld.

Vóór elke betaling moet duidelijk worden vastgesteld of het geld wordt gegeven als kapitaal, aanvullende betaling, lening of compensatie voor een specifiek goed, dienst of recht. De keuze heeft gevolgen voor eigendom, terugvorderbaarheid, belastingpositie en rechten van crediteuren.

Kapitaal, winst en leningen

Kapitaalverhoging versterkt de eigen middelen en kan de eigendomsverhoudingen veranderen. Bijkomende betalingen, indien bepaald door de statuten, verhogen het aandelenkapitaal niet. Ingehouden winsten financieren de ontwikkeling zonder nieuwe schulden of verandering van eigenaar.

Een aandeelhouderslening creëert een vordering op het bedrijf en moet duidelijk gedefinieerde voorwaarden hebben. Als het in een crisis wordt verstrekt in plaats van kapitaal dat een verstandig zakenman zou hebben verstrekt, kan het worden behandeld als een kapitaalvervangende lening en komt het op een lagere ranglijst terecht bij een faillissement.

Belastingtarieven, renteherkenning, bronbelasting en overdrachtsprijzen moeten worden gecontroleerd op de datum van de transactie. De leidraad gaat er niet van uit dat iedere formeel afgesloten lening fiscaal neutraal is.

Verbonden partijen en marktomstandigheden

Leningen, leases, overdrachten van activa, diensten, licenties, garanties en verdeling van kosten tussen verbonden personen zijn toegestaan ​​als ze een reëel zakelijk doel hebben, duidelijke documentatie en voorwaarden die vergelijkbaar zijn met marktomstandigheden.

De belanghebbende dient zijn belang kenbaar te maken en niet namens de vennootschap over de goedkeuring te beslissen. Bij aanzienlijke werkzaamheden, de beslissing van belangeloze aandeelhouders of de raad van commissarissen, is een onafhankelijke beoordeling en bewijs van daadwerkelijke uitvoering nuttig.

De waardeoverdracht aan een aandeelhouder zonder passende tegenmaatregel kan een ontoelaatbare betaling vormen en leiden tot een retourverplichting, bestuursaansprakelijkheid en fiscale gevolgen.

Overdracht van een aandeel in de vennootschap

Een aandeel in de vennootschap kan worden verkocht of geschonken, maar de statuten kunnen toestemming, een voorafgaand aanbod of eerbiediging van een voorkeursrecht vereisen. Ook aandeelhoudersovereenkomsten, financieringsovereenkomsten, pandrechten en wettelijke beperkingen moeten worden onderzocht.

Zowel de overdrachtsovereenkomst als een overeenkomst die tot toekomstige overdracht verplicht, moet worden verleden als notariële akte of gesolemniseerde onderhandse akte. Na de overdracht moeten het register van aandelen in de vennootschap, de aandeelhouderslijst, het gerechtelijk register, het register van uiteindelijke begunstigden en andere relevante gegevens worden bijgewerkt.

De koper van een aandeel treedt toe tot een bestaande vennootschap met al haar overeenkomsten, activa, passiva en historische risico's. Aan de transactie moet daarom juridisch, financieel en fiscaal due diligence-onderzoek voorafgaan.

Buitenlandse investeerder

In de regel kan een buitenlander een zakelijk belang verwerven. Voorafgaande screening van buitenlandse investeringen is niet voor elke transactie vereist, maar kan van toepassing zijn op investeringen en entiteiten die onder speciale wetgeving vallen, met name wanneer een kwalificerend belang of zeggenschap wordt verworven in een relevante sector. Concentratiecontrole, gereguleerde activiteiten, sancties en financieringsbron moeten afzonderlijk worden bekeken.

Erfenis en continuïteit

Het aandeel in de vennootschap wordt in de boedel opgenomen. Meerdere erfgenamen oefenen gezamenlijk rechten uit op eenzelfde aandeel, wat de beslissing lastig kan maken. De statuten kunnen de verplichting tot overdracht van het geërfde aandeel, de wijze van bepaling van de waarde en de betalingstermijn regelen.

Het overlijden van een aandeelhouder die tevens enig bestuurder is, kan de vennootschap zonder vertegenwoordiger achterlaten. De continuïteit moet worden gewaarborgd door bestuursafspraken, volmachten, testamentaire planning, de aandeelhoudersovereenkomst en eventuele financiering van een uitkoop op elkaar af te stemmen.

Pandrecht en uitwinning

Een aandeel in de vennootschap kan worden verpand. Voor de pandovereenkomst is een notariële akte of een gewaarmerkte onderhandse akte vereist. Het pandrecht wordt in de aandeelhouderslijst opgenomen en aan het gerechtelijk register gemeld. Het pandrecht alleen maakt de schuldeiser niet tot aandeelhouder.

De schuldeiser van een aandeelhouder kan uitwinning van het aandeel vorderen. Een overdrachtsbeperking in de statuten biedt geen absolute bescherming tegen gedwongen verkoop. Aandeelhouders doen er daarom goed aan tijdige melding van pandrechten, insolventie en andere persoonlijke risico's die tot eigendomswijziging kunnen leiden, contractueel te regelen.

Kapitaalverhoging

Het kapitaal wordt verhoogd om de ontwikkeling, de toetreding van investeerders, het versterken van de balans of het voldoen aan een wettelijke vereiste te financieren. Het besluit wijzigt de statuten en vereist in de regel tenminste een meerderheid van driekwart van de uitgebrachte stemmen, tenzij het contract meer bepaalt.

De verhoging kan plaatsvinden door inbreng in geld, zaken of rechten, door omzetting van een passende vordering in kapitaal of uit reserves en winst. Een lening wordt niet door een eenvoudige boeking in kapitaal omgezet; daarvoor zijn passende vennootschapsbesluiten en verificatie van het bestaan en de waarde van de vordering nodig.

Bestaande aandeelhouders worden beschermd tegen verwatering door voorkeursrechten, tenzij dit wettelijk wordt beperkt of uitgesloten. Bij toelating van een investeerder moeten de waarde van het bedrijf, het investeringsbedrag, de resulterende eigendomsverhoudingen en de bestuursrechten afzonderlijk worden overeengekomen.

Kapitaalvermindering

Het kapitaal kan worden verminderd ter dekking van verliezen, aanpassing aan de financiële situatie, teruggave van een deel van het kapitaal of herstructurering. Bij reguliere verlaging worden crediteuren beschermd door middel van publicatie, kennisgeving en het recht om de vordering te vereffenen of veilig te stellen.

De vereenvoudigde kapitaalvermindering dient ter dekking van verliezen en interne financiële herschikking, niet voor uitkeringen aan aandeelhouders. Een gelijktijdige vermindering en verhoging is eveneens mogelijk, bijvoorbeeld voor financiële sanering en nieuwe kapitalisatie.

De wijziging wordt van kracht door inschrijving in het gerechtelijk register. Juridische, boekhoudkundige, fiscale en financiële gevolgen moeten in overeenstemming worden gebracht voordat een bindend besluit wordt genomen.

Bedrijfstransformaties maken bedrijfsreorganisatie mogelijk via juridische opvolging, zonder de individuele overdracht van alle rechten en plichten. Het gekozen model moet overeenkomen met de bedrijfsdoelstelling, het toekomstige eigendom, de activa en de risico's die worden overgedragen.

Belangrijkste modellen

• Fusie door overneming: één of meer vennootschappen dragen al hun activa en passiva over aan een bestaande vennootschap en eindigen zonder liquidatie.
• Fusie door oprichting: twee of meer vennootschappen dragen hun activa en passiva over aan een nieuwe vennootschap en eindigen zonder liquidatie.
• Splitsing: de vennootschap eindigt en haar activa en passiva worden over meerdere vennootschappen verdeeld.
• Afsplitsing: de vennootschap blijft bestaan, maar een deel van haar vermogen wordt overgedragen aan een of meer andere vennootschappen.
• Omzetting: dezelfde rechtspersoon blijft bestaan in een andere rechtsvorm.

Wat te controleren

Het plan moet de waarde van het bedrijf en de ruilverhouding van de aandelen, activa en passiva, contracten, geschillen, leningen, garanties, onroerend goed, vergunningen, concessies, openbare aanbestedingen, werknemers, belastingen en goedkeuringen van regelgevende instanties omvatten.

Juridische opvolging vervangt niet de controleclausules, kennisgevingsplichten of specifieke voorwaarden verbonden aan een licentie of concessie. Na registratie moeten kadasters, andere openbare registers, bankgegevens, belastinggegevens, informatie over uiteindelijk begunstigden en operationele processen worden bijgewerkt.

Belastingneutraliteit is geen automatisme. Het juridische, fiscale, boekhoudkundige en arbeidsrechtelijke model moet op één lijn worden gebracht voordat er beslissingen worden genomen, vooral als het gaat om grensoverschrijdende transformaties.

Uitwegen

De gemakkelijkste manier voor een aandeelhouder om te vertrekken is door aandelen te verkopen of over te dragen. De statuten kunnen voorzien in een contractueel recht om af te treden, en om een ​​gerechtvaardigde reden kan een aandeelhouder via de rechtbank om ontslag verzoeken. Het bedrijf kan de uitsluiting van een aandeelhouder verzoeken als er gegronde redenen zijn.

Bij gerechtelijke intrekking of uitsluiting is het uitgangspunt de marktwaarde van het aandeel in de vennootschap. Volgens het wettelijke model eindigt het lidmaatschap na betaling van een vergoeding, dus moeten de waardering, de betalingsvoorwaarden en de bescherming van de liquiditeit van het bedrijf zorgvuldig op elkaar worden afgestemd.

Impasse in de besluitvorming

Er is sprake van een blokkade wanneer de noodzakelijke beslissing niet kan worden genomen, waardoor het bedrijf niet goed kan functioneren. Het komt vooral veel voor bij twee aandeelhouders met gelijke stemmen of breed vastgelegde vetorechten.

1. herhaald besluit na uitwisseling van volledige informatie
2. onderhandelingen tussen aandeelhouders of hun gemachtigde vertegenwoordigers
3. betrokkenheid van deskundigen of bemiddelaars
4. onafhankelijke waardering van aandelen of onderneming
5. overeengekomen aankoop, gezamenlijke verkoop of bedrijfsscheiding
6. rechtsbescherming wanneer rechten worden geschonden of moeilijk te herstellen schade in gevaar komt

Vennootschapsrechtelijk geschil

Een geschil kan betrekking hebben op de aantasting van besluiten, onthouding van informatie, schending van een aandeelhoudersovereenkomst, bestuurdersaansprakelijkheid, uitsluiting of uittreding. Voor bepaalde rechtsmiddelen gelden korte termijnen. Onderhandelingen kunnen doorgaan terwijl notulen, besluiten, bedrijfsdocumentatie en processuele rechten worden veiliggesteld.

• De vermenging van lidmaatschap, bedrijfsvoering en vertegenwoordiging en de verwachting dat een aandeelhouder over de activa van de onderneming kan beschikken als zijn eigendom.
• Interne beperkingen voor bestuurders die niet aansluiten bij de geregistreerde vertegenwoordigingswijze en bankbevoegdheid.
• De statuten zijn behouden gebleven van de oorspronkelijke standaardvorm, ook al zijn de eigendoms-, financierings- en bedrijfsrisico's aanzienlijk veranderd.
• aandeelhoudersovereenkomst die niet in overeenstemming is met de statuten of niet is opgesteld in de vereiste vorm voor de verplichting tot overdracht van aandelen.
• Betaling van geld zonder duidelijke indicatie of het kapitaal, een bijbetaling, een lening of een vergoeding voor een specifieke handeling betreft.
• Zaken met verbonden partijen zonder openbaarmaking van belangen, marktvergelijking, juiste goedkeuring en bewijs van uitvoering.
• Het verwerven van een zakelijk belang zonder juridisch, financieel en fiscaal due diligence onderzoek naar de onderneming.
• Ontbreken van regels voor uittreding, overlijden, erfenis, executie op het aandeel en besluitvormingsblok.
• Ervan uitgaande dat elk recht en elke vergunning automatisch voortduurt na een bedrijfstransformatie, zonder de contractuele en wettelijke voorwaarden te controleren.
• Vertraagde reactie op insolventie of bedrijfsgeschillen, met gemiste deadlines en verlies van documentatie.