Unternehmensführung, Beziehungen zwischen Gesellschaftern und Umstrukturierungen

Ein Gesellschafter einer d.o.o. hält einen Geschäftsanteil und übt auf dieser Grundlage Gesellschafterrechte aus. Der Gesellschafter ist kein direkter Eigentümer der Immobilien, des Geldes oder anderer Vermögenswerte des Unternehmens. Diese Vermögenswerte gehören der Gesellschaft als eigenständiger juristischer Person, auch wenn sie nur einen Gesellschafter hat.

Die Gesellschafter üben ihre Leitungsrechte aus, indem sie über Angelegenheiten entscheiden, die der Gesellschafterversammlung vorbehalten sind. Die Geschäftsführung führt die laufenden Geschäfte des Unternehmens, organisiert den Betrieb, setzt die Beschlüsse der Gesellschafter um und ist für die Einhaltung der Gesetze verantwortlich.

Die Geschäftsführung einer d.o.o. handelt nach der Satzung, den Gesellschafterbeschlüssen und den verbindlichen Weisungen der Gesellschafterversammlung und ggf. des Aufsichtsrats. Eine Weisung entbindet einen Geschäftsführer nicht von der persönlichen Verantwortung und eine rechtswidrige Weisung darf nicht umgesetzt werden.

Vertretungsbefugnis im Außen- und Innenverhältnis

Die Vertretung ist die Befugnis, im Namen der Gesellschaft rechtsgeschäftlich zu handeln. Die Art der Vertretung wird im Gerichtsregister eingetragen und kann als Einzel- oder Gemeinschaftsvertretung ausgestaltet sein.

Eine interne Regelung kann die vorherige Zustimmung der Gesellschafter zur Kreditaufnahme, Anlage oder Veräußerung von Immobilien erfordern. Wenn der Geschäftsführer gemäß dem Gerichtsregister über eine individuelle Vertretungsbefugnis für die Gesellschaft verfügt, hat das Fehlen einer internen Zustimmung im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Wirkung des Vertrags gegenüber einem Dritten. Dennoch kann der Geschäftsführer gegenüber dem Unternehmen für den Verstoß haftbar gemacht werden.

Satzung, eingetragene Vertretungsregelung, Bankvollmachten und interne Genehmigungsregeln sollten daher ein schlüssiges System bilden.

Die Gesellschafterversammlung beschließt über den Jahresabschluss, die Gewinnverteilung und Verlustdeckung, die Ernennung und Abberufung von Geschäftsführern und Aufsichtsratsmitgliedern, Änderungen der Satzung, des Kapitals, der Prokura und anderer durch Gesetz oder Satzung vorbehaltener Angelegenheiten.

Entscheidungen über Jahresabschluss, Gewinn, Verlust und Entlastung müssen in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres getroffen werden. Es ist nicht immer notwendig, dass eine physische Sitzung abgehalten wird: Beschlüsse können neben den vorgeschriebenen Voraussetzungen auch schriftlich gefasst werden.

Einberufung, Mehrheit und Interessenkonflikt

Die Bekanntmachung und die Tagesordnung müssen den Gesellschaftern eine wirksame Teilnahme ermöglichen. Eine Gesellschafterversammlung sollte immer dann einberufen werden, wenn das Interesse der Gesellschaft dies erfordert, insbesondere wenn ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals festgestellt wird. Auch Gesellschafter, die zusammen mindestens ein Zehntel des Kapitals halten, können die Einberufung einer Versammlung verlangen, sofern die Satzung nicht eine niedrigere Schwelle vorsieht.

Beschlüsse werden in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, während für Satzungsänderungen in der Regel mindestens eine Dreiviertelmehrheit erforderlich ist. Bei der Entscheidung über eine besondere Leistung für ihn, die Befreiung von seiner Verpflichtung oder eine Rechtsangelegenheit oder einen Streit zwischen ihm und der Gesellschaft ist ein Gesellschafter nicht stimmberechtigt.

Entscheidungen sollten unverzüglich im Entscheidungsbuch festgehalten werden. Bestimmte Entscheidungen erfordern eine notarielle Form und die Eintragung in das Gerichtsregister.

Reservierte Fragen

Die Satzung kann bestimmte Angelegenheiten einer erweiterten Mehrheit vorbehalten: den Geschäftsplan, größere Investitionen, Kreditaufnahmen, Garantien, den Verkauf wichtiger Vermögenswerte, Transaktionen mit verbundenen Parteien oder eine Änderung der Tätigkeit. Die Liste soll Gesellschafter schützen, ohne dass das Tagesgeschäft zu einem dauerhaften Stillstand wird.

Ein Geschäftsführer ist mehr als ein Prokurist. Sie haben die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, im Interesse der Gesellschaft und auf der Grundlage angemessener Informationen zu führen. Die Haftung entsteht nicht nur deshalb, weil eine vernünftige unternehmerische Entscheidung zu einem ungünstigen Ergebnis geführt hat, sondern kann auch aus einer Pflichtverletzung entstehen.

Bei mehreren Geschäftsführern sind deren Entscheidungsfindung, Zuständigkeitsverteilung und gegenseitige Berichterstattung zu regeln. Eine interne Funktionsteilung entbindet einen Direktor nicht von der Pflicht, auf eine schwerwiegende Unregelmäßigkeit zu reagieren, von der er wusste oder hätte wissen müssen.

Ein geordneter Entscheidungsprozess

• Sammeln Sie relevante Finanz-, Rechts- und Geschäftsinformationen
• Berücksichtigen Sie realistische Möglichkeiten, Risiken und finanzielle Konsequenzen
• Interessenkonflikte ermitteln und lösen
• Holen Sie eine Expertenbewertung für eine komplexe oder ungewöhnliche Aufgabe ein
• dokumentieren Sie die Gründe, die Einzelmeinungen und die getroffene Entscheidung
• Überwachung der Umsetzung der Entscheidung und der Änderung der Umstände

Legalität und finanzielle Schwierigkeiten

Die Geschäftsführung muss Buchhaltung, Steuerkonformität, Arbeitsverhältnisse, Datenschutz, Genehmigungen, Vertragsfristen, interne Kontrollen und Liquiditätsüberwachung organisieren. Einzelne Aufgaben können von externen Experten übernommen werden, die Organisations- und Kontrollverantwortung liegt jedoch bei der Geschäftsführung.

Tritt ein Insolvenzgrund ein, muss der Vertretungsberechtigte unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 21 Tagen einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens stellen. Eine verspätete Reaktion kann zu einer persönlichen Schadensersatzhaftung führen.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung, prüft Unterlagen, fordert Berichte an und erstattet der Gesellschafterversammlung Bericht. Er führt nicht die Geschäfte der Gesellschaft. Die Satzung kann für bestimmte Geschäfte seine vorherige Zustimmung erfordern.

Bei einer d.o.o. kann der Aufsichtsrat fakultativ eingerichtet sein und ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, unter anderem aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter, besonderer Regelungen, der Kombination aus Kapitalhöhe und Gesellschafterzahl oder der Stellung des Unternehmens innerhalb der Gruppe. Diese Voraussetzungen sollten anhand der tatsächlichen Struktur des Unternehmens überprüft werden.

Prokura

Prokura ist eine umfassende Vollmacht mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Sie wird schriftlich erteilt und im Gerichtsregister eingetragen und kann einzeln oder gemeinschaftlich erfolgen. Ein Prokurist vertritt die Gesellschaft, ist jedoch kein Geschäftsführer und übernimmt nicht durch bloße Prokura die Führung der Geschäfte der Gesellschaft.

Ohne besondere Genehmigung darf der Prokurist die Immobilie nicht veräußern oder belasten oder bestimmte Maßnahmen im Zusammenhang mit der Auflösung der Gesellschaft ergreifen. Die Prokura kann nicht übertragen werden. Das Unternehmen kann sie jederzeit widerrufen und die Kündigung sollte rechtzeitig im Register eingetragen und die damit verbundenen Bank- und Digitalzugänge gekündigt werden.

Sonstige Vollmachten

Für einen begrenzten Geschäftsumfang wird eine Handelsvollmacht oder eine Sondervollmacht erteilt. Der Umfang, der Höchstbetrag, die Dauer, die Möglichkeit der Unterzeichnung und die Art des Widerrufs sollten klar definiert sein. Eine Bankvollmacht ist nicht dasselbe wie eine Firmenvollmacht.

Die Satzung regelt die Unternehmensstruktur und bindet das Unternehmen und seine Gesellschafter. Bei einer Gesellschaftervereinbarung handelt es sich um einen gesonderten, in der Regel nichtöffentlichen Vertrag, in dem die Parteien ihr gegenseitiges Verhältnis näher regeln.

Eine Gesellschaftervereinbarung allein führt nicht zu einer Änderung der Befugnisse der Gesellschaftsorgane oder zur automatischen Unwirksamkeit eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung. Bestimmungen, die auf Unternehmensebene wirken, künftige Gesellschafter binden oder die Gesellschaft binden sollen, sollten, sofern zulässig, auch in die Satzung aufgenommen werden.

Angelegenheiten, die es wert sind, reguliert zu werden

• Geschäftsfunktionen, Bestellung der Geschäftsführung und regelmäßige Berichterstattung
• vorbehaltene Themen und Schutz der Minderheitsangehörigen
• zusätzliche Finanzierungs- und Gewinnausschüttungspolitik
• Übertragung von Geschäftsanteilen, Vorkaufsrecht und Eintritt eines neuen Gesellschafters
• Tag-Along- und Drag-Along-Rechte
• Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbot und geistiges Eigentum
• Beziehungen zu verbundenen Parteien und Umgang mit Interessenkonflikten
• Entscheidungsblockade, Ausstieg und Bewertung des Geschäftsanteils

Eine Verpflichtung zur künftigen Übertragung einer Geschäftsbeteiligung unterliegt der vorgeschriebenen notariellen Form. Durch den Beitritt zur Satzung wird ein neuer Gesellschafter nicht automatisch Vertragspartei des Gesellschaftervereinbarung, so dass der Beitritt zu diesem gesondert zu regeln ist.

Vor jeder Zahlung sollte klar geklärt werden, ob es sich um Kapital, Zuzahlung, Darlehen oder Entschädigung für eine bestimmte Ware, Dienstleistung oder ein bestimmtes Recht handelt. Die Wahl wirkt sich auf Eigentum, Einbringlichkeit, Steuerlage und Gläubigerrechte aus.

Kapital, Gewinn und Kredite

Eine Kapitalerhöhung stärkt die Eigenmittel und kann Eigentumsverhältnisse verändern. Zuzahlungen, soweit sie in der Satzung vorgesehen sind, führen nicht zu einer Erhöhung des Stammkapitals. Einbehaltene Gewinne finanzieren die Entwicklung ohne neue Schulden oder Eigentümerwechsel.

Das Darlehen eines Gesellschafters begründet einen Anspruch gegenüber dem Unternehmen und muss klar definierte Bedingungen haben. Wird es im Krisenfall anstelle von Kapital gewährt, das ein ordentlicher Kaufmann bereitgestellt hätte, kann es als kapitalersetzendes Darlehen behandelt werden und im Insolvenzverfahren nachrangig eingestuft werden.

Steuersätze, Zinsanerkennung, Quellensteuer und Verrechnungspreise sollten zum Zeitpunkt der Transaktion überprüft werden. Der Leitfaden geht nicht davon aus, dass jedes formal abgeschlossene Darlehen steuerneutral ist.

Nahestehende Parteien und Marktbedingungen

Darlehen, Leasing, Übertragungen von Vermögenswerten, Dienstleistungen, Lizenzen, Garantien und Kostenverteilung zwischen verbundenen Personen sind zulässig, wenn sie einen tatsächlichen Geschäftszweck verfolgen, eine klare Dokumentation aufweisen und marktübliche Bedingungen erfüllen.

Der Interessent soll sein Interesse offenlegen und nicht im Namen des Unternehmens über die Genehmigung entscheiden. Bei erheblichen Arbeiten, der Entscheidung nicht interessierter Gesellschafter oder des Aufsichtsrats, sind eine unabhängige Begutachtung und der Nachweis der tatsächlichen Ausführung sinnvoll.

Die Wertübertragung an einen Gesellschafter ohne angemessene Gegenleistung kann eine unzulässige Zahlung darstellen und zu einer Rückgabepflicht, Haftung der Geschäftsführung und steuerlichen Konsequenzen führen.

Übertragung des Geschäftsanteils

Ein Geschäftsanteil kann verkauft oder verschenkt werden, die Satzung kann jedoch eine Zustimmung, ein vorheriges Angebot oder die Achtung des Vorkaufsrechts erfordern. Auch Gesellschaftervereinbarungen, Finanzvereinbarungen, Pfandrechte und regulatorische Beschränkungen sollten überprüft werden.

Sowohl der Übertragungsvertrag als auch eine Vereinbarung, die eine Verpflichtung zur künftigen Übertragung begründet, müssen als notarielle Urkunde oder als solemnisierte Privaturkunde unterzeichnet werden. Nach der Übertragung müssen das Register der Geschäftsanteile, die Gesellschafterliste, das Gerichtsregister, das Register der wirtschaftlich Berechtigten und andere relevante Aufzeichnungen aktualisiert werden.

Ein Käufer einer Geschäftsbeteiligung steigt in ein bestehendes Unternehmen mit allen seinen Verträgen, Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und historischen Risiken ein. Daher sollte der Transaktion eine rechtliche, finanzielle und steuerliche Due-Diligence-Prüfung vorausgehen.

Ausländischer Investor

Grundsätzlich kann eine ausländische Person eine Geschäftsbeteiligung erwerben. Eine vorherige Prüfung ausländischer Investitionen ist nicht für jede Transaktion erforderlich, kann jedoch für Investitionen und Unternehmen gelten, die einer besonderen Gesetzgebung unterliegen, insbesondere wenn eine qualifizierte Beteiligung oder Kontrolle in einem relevanten Sektor erworben wird. Fusionskontrolle, regulierte Aktivitäten, Sanktionen und Finanzierungsquellen müssen gesondert betrachtet werden.

Vererbung und Kontinuität

Der Geschäftsanteil ist im Nachlass enthalten. Mehrere Erben üben Rechte aus demselben Geschäftsanteil gemeinsam aus, was die Entscheidungsfindung erschweren kann. Die Satzung kann die Verpflichtung zur Übertragung des geerbten Anteils, die Art der Wertermittlung und die Zahlungsfrist regeln.

Der Tod eines Gesellschafters, der zugleich Alleingeschäftsführer ist, kann dazu führen, dass die Gesellschaft vertretungslos wird. Der Kontinuität sollte durch die Koordinierung von Regelungen zur Geschäftsführung, Vollmachten, Testamentsplanung, Gesellschaftervereinbarungen und möglicher Finanzierung eines Buy-outs Rechnung getragen werden.

Verpfändung und Durchsetzung

Ein Geschäftsanteil kann verpfändet werden. Für den Pfandvertrag ist eine notarielle Urkunde oder eine solemnisierte Privaturkunde erforderlich, die Verpfändung wird in der Gesellschafterliste eingetragen und dem Registergericht mitgeteilt. Die Verpfändung allein macht den Gläubiger noch nicht zum Gesellschafter der Gesellschaft.

Der Gläubiger eines Gesellschafters kann die Vollstreckung des Geschäftsanteils beantragen. Da die Übertragungsbeschränkung in der Satzung keinen absoluten Schutz vor Zwangsveräußerungen bietet, sollten die Gesellschafter die Pflicht zur rechtzeitigen Anzeige von Pfandrechten, Zwangsvollstreckungen und anderen persönlichen Risiken, die zu einem Eigentumswechsel führen können, vereinbaren.

Kapitalerhöhung

Das Stammkapital wird erhöht, um die Unternehmensentwicklung zu finanzieren, den Eintritt neuer Investoren zu ermöglichen, die Bilanz zu stärken oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Der Beschluss ändert den Gesellschaftsvertrag beziehungsweise die Gründungserklärung und bedarf in der Regel mindestens einer Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt.

Die Kapitalerhöhung kann mit Geld, Sachen und Rechten, durch Umwandlung der entsprechenden Forderung in Kapital oder aus Rücklagen und Gewinnen erfolgen. Die Umwandlung eines Darlehens erfolgt nicht durch einfache Buchung, sondern erfordert entsprechende gesellschaftsrechtliche Beschlüsse und die Prüfung des Bestehens und der Höhe der Forderung.

Bestehende Gesellschafter sind durch Vorkaufsrechte vor einer Verwässerung geschützt, sofern sie nicht gesetzlich eingeschränkt oder ausgeschlossen sind. Bei der Aufnahme eines Investors sind der Unternehmenswert, die Investitionshöhe, die daraus resultierenden Eigentumsverhältnisse und die Mitwirkungsrechte gesondert zu vereinbaren.

Kapitalherabsetzung

Die Kapitalherabsetzung kann zum Zwecke der Verlustdeckung, Anpassung an die Vermögenslage, Rückzahlung eines Teils des Kapitals oder Sanierung erfolgen. Bei der regulären Kürzung werden die Gläubiger durch Veröffentlichung, Benachrichtigung und das Recht auf Begleichung oder Sicherung der Forderung geschützt.

Die vereinfachte Kürzung dient der Deckung von Verlusten und internen Finanzierungsvereinbarungen und nicht der Auszahlung an die Gesellschafter. Es ist auch möglich, das Kapital gleichzeitig zu reduzieren und zu erhöhen, beispielsweise zur Sanierung und Neukapitalisierung.

Die Änderung wird durch Eintragung in das Gerichtsregister wirksam. Rechtliche, buchhalterische, steuerliche und finanzielle Konsequenzen sollten vor einer verbindlichen Entscheidung abgeklärt werden.

Unternehmensumwandlungen ermöglichen eine Neuordnung des Unternehmens durch Rechtsnachfolge, ohne dass alle Rechte und Pflichten einzeln übertragen werden müssen. Das gewählte Modell muss dem Geschäftsziel, den künftigen Eigentumsverhältnissen, Vermögenswerten und Risiken entsprechen, die übertragen werden.

Grundmodelle

• Verschmelzung durch Aufnahme: Eine oder mehrere Gesellschaften übertragen ihr gesamtes Vermögen auf eine bestehende Gesellschaft und enden ohne Liquidation.
• Verschmelzung zur Neugründung: Zwei oder mehr Gesellschaften übertragen ihr Vermögen auf eine neu gegründete Gesellschaft und enden ohne Liquidation.
• Aufspaltung: Die Gesellschaft endet und ihr Vermögen wird auf mehrere Gesellschaften übertragen.
• Abspaltung: Die Gesellschaft besteht fort, während ein Teil ihres Vermögens auf eine oder mehrere andere Gesellschaften übertragen wird.
• Umwandlung: Derselbe Rechtsträger besteht in einer anderen Rechtsform weiter.

Was zu überprüfen ist

Der Plan sollte den Wert und das Aktienumtauschverhältnis des Unternehmens, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, Verträge, Streitigkeiten, Darlehen, Garantien, Immobilien, Genehmigungen, Konzessionen, Arbeitnehmer, Steuern und behördliche Genehmigungen abdecken.

Die Rechtsnachfolge ersetzt keine Kontrollwechselklauseln, Meldepflichten oder bestimmte Bedingungen, die an eine Lizenz oder Konzession geknüpft sind. Nach der Registrierung müssen Grundbücher, andere öffentliche Register, Bankunterlagen, Steuerunterlagen, Angaben zum wirtschaftlichen Eigentum und betriebliche Prozesse aktualisiert werden.

Steuerneutralität ist kein Selbstläufer. Insbesondere bei grenzüberschreitenden Umwandlungen müssen vor Entscheidungen die rechtlichen, steuerlichen, buchhalterischen und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen abgestimmt werden.

Auswege

Der einfachste Weg für einen Gesellschafter, auszutreten, ist der Verkauf oder die Übertragung von Anteilen. Die Satzung kann ein vertragliches Austrittsrecht vorsehen, und aus berechtigtem Grund kann ein Gesellschafter den Austritt gerichtlich beantragen. Bei Vorliegen berechtigter Gründe kann die Gesellschaft den Ausschluss eines Gesellschafters verlangen.

Im Falle eines gerichtlichen Austritts oder Ausschlusses ist der Verkehrswert des Geschäftsanteils Ausgangspunkt. Nach dem gesetzlichen Modell endet die Gesellschafterstellung mit der Zahlung einer Entschädigung, daher müssen Bewertung, Zahlungsbedingungen und Sicherung der Liquidität des Unternehmens sorgfältig abgestimmt werden.

Entscheidungsblockade

Eine Blockade liegt vor, wenn die notwendige Entscheidung nicht getroffen werden kann und das Unternehmen dadurch nicht ordnungsgemäß arbeiten kann. Besonders häufig kommt es vor, wenn zwei Gesellschafter über gleiche Stimmen oder weitreichende Vetorechte verfügen.

1. erneute Entscheidung nach Austausch vollständiger Informationen
2. Verhandlungen der Gesellschafter oder ihrer Bevollmächtigten
3. Einbeziehung von Experten oder Mediatoren
4. unabhängige Bewertung von Geschäftsanteilen oder des Unternehmens
5. vereinbarter Kauf, gemeinsamer Verkauf oder Betriebstrennung
6. gerichtlicher Rechtsschutz, wenn Rechte verletzt werden oder schwer wiedergutzumachende Schäden drohen

Unternehmensstreit

Bei einer Streitigkeit kann es um die Anfechtung von Beschlüssen, die Zurückhaltung von Informationen, die Verletzung einer Gesellschaftervereinbarung, die Haftung der Geschäftsführung, den Ausschluss oder den Austritt gehen. Die Fristen für bestimmte Rechtsbehelfe können kurz sein. Die Verhandlungen sollten unter Wahrung von Protokollen, Beschlüssen, Geschäftsunterlagen und Verfahrensrechten fortgesetzt werden.

• Die Vermischung von Gesellschafterstellung, Geschäftsführung und Vertretung und die Erwartung, dass ein Gesellschafter über das Vermögen der Gesellschaft wie sein eigenes verfügen kann.
• Interne Beschränkungen für Geschäftsführer, die nicht mit der eingetragenen Vertretungsart und Bankbefugnis übereinstimmen.
• Die Satzung wurde gegenüber der ursprünglichen Standardform beibehalten, obwohl sich Eigentum, Finanzierung und Geschäftsrisiken erheblich geändert haben.
• Gesellschaftervereinbarung, die nicht mit der Satzung übereinstimmt oder nicht in der für die Verpflichtung zur Übertragung eines Geschäftsanteils erforderlichen Form abgefasst ist.
• Zahlung von Geld ohne eindeutige Angabe, ob es sich um Kapital, eine Zuzahlung, ein Darlehen oder eine Entschädigung für eine bestimmte Maßnahme handelt.
• Geschäfte mit verbundenen Parteien ohne Offenlegung von Interessen, Marktvergleich, ordnungsgemäßer Genehmigung und Ausführungsnachweis.
• Erwerb einer Geschäftsbeteiligung ohne rechtliche, finanzielle und steuerliche Due Diligence des Unternehmens.
• Fehlen von Regeln für Austritt, Tod, Erbschaft, Zwangsvollstreckung in den Geschäftsanteil und Entscheidungsblock.
• Vorausgesetzt, dass jedes Recht und jede Erlaubnis nach einer Unternehmensumwandlung automatisch fortbesteht, ohne die vertraglichen und regulatorischen Bedingungen zu prüfen.
• Verzögerte Reaktion auf Insolvenz- oder Unternehmensrechtsstreitigkeiten, mit Fristüberschreitungen und Verlust von Unterlagen.